What are ‘Alerts’ in My Wellness Passport (MWP)?
Alerts are notifications automatically emailed by My Wellness Passport (MWP) to service providers when youth respond to specific questions in the Minimum Data Set (MDS) in ways that indicate a degree of risk to their safety. Alerts are sent to service providers who will be connecting with youth, so that they can check in with those youth and address any concerns based on their responses.
The subject line of the email from My Wellness Passport is “Safety alert: Youth health alert/ Avis de sécurité : alerte quant à la santé du/de la jeune”
How do “Alerts” work?
Initial alert:
When youth complete the Patient Health Questionnaire (PHQ-9) as part of the MDS, they may respond to the last item (“thoughts that you would be better off dead or hurting yourself in some way”) in a way (e.g., “on several days,” “more than half of days,” or “nearly every day” in the past two weeks) that warrants a check-in by service providers and further exploration of suicidality (e.g., C-SSRS). When this occurs on the PHQ-9, service providers will be alerted that youth have responded in this way directly through MWP, the YWHO data collection platform.*
The alert will be a “Safety alert: Youth health alert” email sent to the service provider(s) to whom the youth is tagged (i.e., “visit owner,” as per data collection platform language); This represents the service provider(s) who will be having a session with the youth that day (or within the next 72 hours). It is recommended that one staff member, in addition to the tagged “visit owner,” also receive the alert and has the capacity to respond if need be.
Please note that hubs themselves have the option of adding up to two people (e.g., service providers/managers) to receive initial alerts, in addition to the tagged service provider(s) who will be meeting with the youth.
Second step alert:
If the tagged service provider(s) does not respond to the initial alert described above within 30 minutes, a second step alert will be emailed to alternate staff member(s), set up by the hubs on the data collection platform, in order to follow up with the tagged service provider and/or youth. The second step alert can be emailed to intake staff, the hub manager, a secondary available service provider etc. This step is to ensure that alerts are not missed, and that someone checks in with the youth.
It is at hubs’ discretion as to the process they create in responding to second step alerts if the tagged service provider does not acknowledge the initial alert.
Sample “alert” email:
From: alerts@dacimasoftware.com <alerts@dacimasoftware.com>
Sent: Friday, September 3, 2021 3:14:54 PM
To: Provider
Subject: Safety alert: Youth health alert / Avis de sécurité : alerte quant à la santé du/de la jeune
The youth has been bothered by thoughts that they would be better off dead or hurting themselves in some way.
https://trust.dacimasoftware.com/CAMH/DE/b2FMs
- -
Centre: site
Client ID: 10xxx
Visit: Visit #1
Form: Patient Health Questionnaire (PHQ-9)
Visit owner: Provider
Local date: 2021-09-03 15:14.
Please do not reply to this message via email. This address is automated and replies will not be viewed.
------------------------------------------------
- Clicking on the link included in the alert email will indicate that the service provider has seen the alert, and will direct the service provider to the YWHO data collection platform login page. Once logged in, the platform will automatically redirect the service provider to the form that generated the alert in the Alerts Centre. The service provider then checks in with the youth during the session.
- Please note that the link in the alert email notification expires after three months.
Alerts Centre:
The Alert Centre will display all the alerts that have been generated for each service provider’s account. To access the Alert Centre:
- Hover over the CLIENTS tab on the top-left corner of the screen.
- Click on the ALERTS CENTRE button.
- Use the FROM and TO buttons to filter alerts by date.
- Click on the FILTER DATES button to filter the alerts by the desired dates.
Hubs may wish to request that managers have access to all initial alerts, for information and tracking purposes. Please contact the data collection platform Helpdesk at mwp@ywho.ca to assign or update users who should receive initial or second step alerts.
* If youth complete the Global Appraisal of Individual Needs – Short Screener (GAIN-SS; an optional survey not part of the current MDS), youth may respond to the fifth item (“When was the last time you had significant problems with thinking about ending your life or committing suicide?”) in a way (e.g., “past month,” “2-12 months ago,” or “1+ years ago”) that warrants a check-in by service providers and further exploration of suicidality (e.g., C-SSRS). When this occurs on the GAIN-SS, service providers will also be alerted that youth have responded in this way directly through MWP, the YWHO data collection platform. A similar process as described for the PHQ-9 applies.
Les « alertes à la sécurité » sur Mon passeport bien-être (MWP) – De quoi s’agit-il?
Les alertes à la sécurité sont des avis qui sont automatiquement envoyés par Mon passeport bien-être (MPBE) aux intervenants lorsque les réponses données par des jeunes à certaines questions de l’ensemble minimal de données (EMD) indiquent un niveau de risque pour leur sécurité. Les intervenants qui reçoivent un tel avis entrent alors en contact avec les jeunes pour prendre de leurs nouvelles et régler les problèmes en fonction de leurs réponses.
La ligne d’objet du courriel de Mon passeport bien-être est « Safety Alert : Youth Health Alert/ Avis de sécurité : alerte quant à la santé du/de la jeune».
Comment fonctionnent les alertes à la sécurité?
Alerte initiale :
Quand des jeunes remplissent le Questionnaire sur la santé du patient (QSP‑9) dans le cadre de l’EMD, il se peut qu’ils répondent à la dernière question (« Tu as pensé que tu serais mieux mort·e ou pensé à te blesser d’une façon ou d’une autre ») d’une manière justifiant un examen approfondi du risque de suicide par l’intervenant·e (p. ex. au moyen de l’Échelle Columbia d’évaluation de la gravité du risque de suicide (C‑SSRS)), si la réponse donnée est « Plusieurs jours », « Plus de la moitié du temps » ou « Presque tous les jours » au cours des deux dernières semaines. Les intervenants sont alors avertis de ce type de réponses soit directement, soit par l’intermédiaire du MPBE, la plateforme de collecte de données des CBEJO*.
L’alerte est donnée au moyen d’un courriel intitulé « Safety alert: Youth health alert/Avis de sécurité : alerte quant à la santé du/de la jeune», lequel est adressé à l’intervenant·e à qui est rattachée la jeune personne, à savoir la personne avec qui elle a rendez-vous pour une consultation le jour même ou dans les 72 heures. Il convient de noter que sur la plateforme de collecte de données, l’intervenant·e est appelé·e « responsable de la visite ». Il est recommandé, afin de parer à toute éventualité, qu’en sus de l’intervenant·e à qui la jeune personne est rattachée, un autre membre du personnel ou deux reçoivent le message d’alerte.
Sachez que les centres eux-mêmes ont le choix d’adresser l’alerte initiale à une ou deux personnes (p. ex. prestataire de services ou gestionnaire) en sus de l’intervenant·e directement visé·e.
Seconde alerte :
Si l’intervenant·e à qui le courriel a été adressé n’a pas cliqué sur le lien contenu dans l’alerte initiale dans les 30 minutes, une seconde alerte est adressée par courriel à un ou plusieurs autres membres du personnel dont le ou les noms figurent sur la plateforme de collecte de données, ceci afin que cette ou ces personnes communiquent avec l’intervenant·e ou la jeune personne. L’alerte peut être adressée à un ou plusieurs membres du personnel d’accueil, à la personne qui dirige le centre, à un·e intervenant·e secondaire disponible, etc., le but étant de garantir que les alertes ne passent pas à travers les mailles et que quelqu’un vérifie comment va le ou la jeune.
Il revient à chaque centre de décider de la procédure à mettre en place au cas où les intervenants contactés ne réagissent pas au premier avis.
Exemple de courriel d’alerte :
From: alerts@dacimasoftware.com <alerts@dacimasoftware.com>
Sent: Friday, September 3, 2021 3:14:54 PM
To: Provider
Subject: Safety alert: Youth health alert / Avis de sécurité : alerte quant à la santé du/de la jeune
Le/la jeune éprouve de sérieux problèmes et songe à mettre fin à ses jours ou à se suicider.
https://trust.dacimasoftware.com/CAMH/DE/b2FMs
- -
Centre : site
ID sujet : 10xxx
Visite : Visite #1
Formulaire : Questionnaire sur la santé du patient (QSP-9) (PHQ-9)
Responsable de la visite : provider
Date locale : 2021-09-03 15:14.
Veuillez ne pas répondre à ce courriel. Cette adresse est automatisée et aucune réponse ne sera examinée.
------------------------------------------------
- En cliquant sur le lien figurant dans le courriel d’alerte, les intervenants indiquent avoir pris connaissance de l’avis. Ils sont alors dirigés vers la page d’accueil de la plateforme de collecte de données des CBEJO. Une fois sur la page d’accueil, ils sont automatiquement redirigés vers le questionnaire à l’origine de l’alerte, dans le Centre d’alertes. Les intervenants vérifieront ensuite pendant la consultation comment va le ou la jeune.
- Sachez que le lien contenu dans l’alerte adressée par courriel expire au bout de trois mois.
Centre d’alertes :
Le Centre d’alertes affiche toutes les alertes de sécurité qui ont été générées à l’intention de chaque intervenant·e. Pour accéder au Centre :
- Déplacez le curseur sur l’onglet CLIENTS, qui se trouve dans le coin supérieur gauche de l’écran.
- Cliquez sur le bouton CENTRE D’ALERTES.
- Pour filtrer les messages d’alertes par période, utilisez les boutons À PARTIR DU et JUSQU’AU.
- Pour filtrer les messages par dates spécifiques, cliquez sur le bouton FILTRER LES DATES.
À des fins d’information et de suivi, les centres peuvent éventuellement demander que les gestionnaires aient accès à toutes les alertes initiales. Pour l’assignation des personnes à qui adresser l’alerte initiale et la seconde alerte ou pour effectuer des mises à jour à ce sujet, veuillez communiquer avec le centre d’assistance de la plateforme de collecte de données à mwp@ywho.ca.
* Si les jeunes remplissent l’Évaluation globale des besoins individuels – Dépistage rapide (EGBIDR)(un questionnaire facultatif qui ne fait pas partie de l’EMD actuel) et qu’ils répondent à la cinquième question (« À quand remonte la dernière fois où tu as sérieusement envisagé de mettre fin à tes jours ou à te suicider? ») d’une manière justifiant un examen approfondi du risque de suicide par les intervenants (p. ex. au moyen de l’échelle C‑SSRS), si la réponse donnée est « Mois passé », « Au cours des 2 à 3 derniers mois », « Au cours des 4 à 12 derniers mois » ou « Il y a plus d’un an ». Si cela se produit, les intervenants recevront un avis indiquant que les jeunes ont répondu au questionnaire via le MPBE, la plateforme de collecte de données des CBEJO, la procédure étant la même que celle applicable au QSP‑9.
