Applying Measurement-Based Care in Session with Youth Clinical Screeners

Applying Measurement-Based Care (MBC) in Session with Youth Clinical Screeners

General points:

• Youth typically appreciate when service providers have an easy and informal communication style. (Hawke et al., 2019). It is important to genuinely listen to youth and validate their feelings and thoughts. Provide a safe atmosphere for youth.
• Try to review, remember, and reflect back the reasons young people came to YWHO. (Repeating their stories over and over again can be discouraging).
• Reviewing results is a way of starting conversations with youth and ensuring accuracy. Youth may have misunderstood a screener, been anxious when they completed them, or possibly angry, leading to inaccurate responses.
• In light of questionnaire results, provide youth with relevant information about how treatment is expected to help them.
• Recognize young people’s strengths and encourage them to take a role in addressing their concerns - they have choice and control.

Introductory process:

• Hub staff will have already gone through the importance and benefits of MBC with young people prior to youth completing the MDS. (Please see Engaging Youth at their first YWHO Visit and Tips for Building Rapport with Youth for details). Each question has a purpose - which is to understand what’s most important to youth and how YWHO can best help them. Reviewing and interpreting results with youth can help youth - and service providers - feel more empowered to make collaborative informed decisions.

• Thank youth for completing all of the forms (these include sociodemographic questions and clinical screeners).

• During the first (and possibly only) visit, reflect general information you have as to why youth are seeking YWHO service. (Ideally, you do not want youth repeating their story but you want to clarify their reasons for service, and they may want to add pieces). Let youth know that, in addition to conversations with hub staff, it is beneficial to review their responses to the questions about their feelings, thoughts, and behaviours.

• If it has been agreed upon with youth that their treatment plan involves more than a single session, you are encouraged to spend some time with youth discussing their goals and expectations of change over time. Understanding youth’s anticipated paths of growth and where they hope to see change will help recognize areas to monitor for progress and flag any obstacles.

Possible Service Provider Talking Points/Responses:

• “I know you answered a lot of questions (on the iPad/paper/online via a survey link), and I’m sure someone already explained the reasons why. I just wanted to summarize why filling out forms and us reviewing them together is helpful - how using that information is beneficial to meet your needs today and possibly in future sessions.”^[1]

Why are we looking at screener results/scores?

• “The answers you provided to the questions not only help us to get to know you better, and not make assumptions about you, but together we can make the best decisions as to what services might best meet your needs, today and throughout any future care here.”

• “Based on your responses, your goals, and talking together - we can develop a treatment plan (it may be just today, it may be several sessions focusing on one particular issue or type of therapy - there are different options). You have a say and choice in this - it’s important that your voice is heard. The treatment plan would continue until you feel any concerns are addressed, or it might be changed in discussion with you if you feel it’s not meeting your needs (e.g., if we see no real change in future questionnaire responses.) When we know from your responses how you’re doing, we’re in a better position to offer you the help that you need. So we can monitor how you’re doing by looking at your questionnaire answers every now and then to confirm that you are getting the help here that you came to get. Does that make sense?”

• “These questionnaires were chosen because they’re brief, and many have been used with tens of thousands of young people, so we can compare your answers to cut-off points that have been set based on research with individuals your age. For example, if we look at questions you answered about feelings like worry/sadness/distress, if your overall score is below 20 on these questions (K-10/K-10W), it typically means things are going okay; If your score is above 30, it may be that you’re struggling quite a bit with your mood, and feeling quite distressed, and you might benefit from talking with someone, like me. So for instance, your “score” on this questionnaire (K-10) is X, which indicates that XXXXX….What do you make of that? Does that sound right to you? Can you tell me more?”

• “We can look at some of the other results from the questions you answered and see if there are any patterns or other issues that come up, and then can see what you’d like to focus on. I see you also noted several goals you have (GBO) so we can focus on those (if relevant).”
  • Can also briefly review results from SRH/SRMH and PHQ-9^[2], GAIN-SSS/YSMF (substance use) and ORS (self-perceived life functioning); Note patterns and if things are going well in some areas and not optimal in others.
  • “The way you rated this scale indicates a high level of distress. Is that right? It looks like you rated this scale lower than the others, is that right? Can you tell me about that?”
  • “People who score in this low range like this are often looking for some change in their life…”

• “It’s important to keep in mind that one single result/score or data point does not, in isolation, mean there is any type of diagnosis. Scores don't recommend on their own how many sessions might be most beneficial, or a particular service or program. Each result gives us clues as to what might be going on and, with your input, goals, and our conversations, that all helps figure out what may work best to address any of your concerns. Basically, each result is a snapshot that is part of a bigger picture.”

• “Hearing what you’ve said and looking at your results, it looks like we could address XXXX today (e.g., your sadness, worry, alcohol use etc). (If relevant, “We could also monitor XXXX (e.g., your sadness, worry, alcohol use etc) and see if there are changes over time in these areas, and a feeling of general improvement in functioning.) The great thing about filling out these questionnaires is that you can think about and reflect on your answers each time you answer them, set goals based on what you may want to change, and then monitor your progress. We can see any changes in symptoms based on how you answer, which is why we ask you to answer the same questions at different points in time.”

• “Looking at XXXX result, what will help move your score just one point down/up? To the right of the scale?” (Can mention that certain other YWHO services may help address specific responses from questionnaires).

• Please note that specific low/medium/high intensity services vary across hub network sites. In examining youth questionnaire results, general guidelines regarding relationships of these results to such services can be found in the Clinical Screening Questionnaires Reference Table. If youth’s scores are changing over time, conversations may include whether youth could be ‘stepped up’ or ‘stepped down’ to a more or less intensive form of intervention.

Other considerations:

• Address information apart from clinical screeners:
  • “We know that feelings or thoughts and behaviours don’t exist in a vacuum/on their own. We want to consider other factors apart from your responses to the survey questions - things like family history, current living situation, past trauma, culture. So we look at some of the other answers you provided (e.g., sociodemographic information), as well as any other information that you think would be helpful to share now.”

• Address possibility of non-therapeutic YWHO services:
  • “We know that sometimes young people may feel stressed or worried or drinking/using drugs for a number of reasons. For example, sadness/depression can be associated with underemployment, or lack of social support, or poor physical health, etc. We also have services at YWHO that address work, school, housing, and physical health if you are interested.”

How can I help youth with barriers to completing questionnaires?

• There may be times when youth have not completed the questionnaires, for a range of reasons, prior to their sessions. You can use the opportunity in session to address what may have prevented the completion of forms. Related information can be found in Tips for Building Rapport with Youth (How can we speak with youth about completing forms on the iPad (or in hard copy form) while maintaining rapport?/What can we pay attention to in youth during this process?)

• “I just wanted to check in with you about the questionnaires (on the iPad/paper/that were emailed out to you) as I’ve noticed you haven’t filled them out (e.g., for today/the last couple of times they were presented…etc). It’s nothing to worry about, but I wanted to get a sense of what is going on. Do you have any questions I could help answer? Is there anything I can help clarify, or can you let me know what I can do to help in this regard?”

MBC at end of treatment:

• MBC can also be applied when transitioning youth from treatment plans. Termination of YWHO interventions typically occurs after a set, pre-specified number of sessions discussed at the start when treatment goals are clarified, and youth respond to relevant questionnaires. At the completion of individual or group treatment, questionnaires can be re-administered, with results reviewed by youth and service providers. Responses (e.g., improved functioning, goals met) can support the success of the interventions (with youth always welcome at the hub for service). Alternatively, young people may experience exacerbations of symptoms (sometimes due to termination), which can also be addressed.
  
  

References:

https://academic.oup.com/psychsocgerontology/article/69/Suppl_2/S99/604538

https://nursekey.com/termination-and-outcome-evaluation/; https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4910387/

Courtney, D., Bennett, K., Henderson, J., Darnay, K., Battaglia, M., Strauss, J., Watson, P., & Szatmari, P. (2020). A way through the woods: Development of an integrated care pathway for adolescents with depression. Early Intervention in Psychiatry, 14, 486–494.

Hawke, L.D.,  Mehra, K., Settipani, C., Relihan, J., Darnay, K., Chaim, G., & Henderson, J. (2019). What makes mental health and substance use services youth friendly? A scoping

review of literature. BMC Health Services Research, 19, 257-273.

^[1] Please note that italicized portions represent possible service provider talking points/questions and responses.

^[2] Please note that a positive response on the last item of the PHQ-9 (and/or your clinical judgement) warrants the completion of the C-SSRS in session.

Application de SFM pendant une séance d’après les questionnaires d’évaluation clinique

Points généraux :

• Généralement, les jeunes aiment que les intervenant.e.s s’expriment clairement et naturellement (Hawke et autres, 2019). Il est important d’écouter vraiment les jeunes et de valider leurs émotions et leurs pensées.
• Instaurer un climat dans lequel les jeunes se sentent en sécurité.
• Se rappeler les raisons pour lesquelles les jeunes sont venu.e.s au centre. (Ils/elles pourraient être démoralisé.e.s d’avoir à raconter sans cesse leur histoire.)
• Un bon moyen d’entamer la conversation est d’examiner les résultats des évaluations pour s’assurer de leur exactitude, car il n’est pas impossible que les jeunes aient mal compris un questionnaire, aient ressenti de l’anxiété, voire de la colère en le remplissant, et y aient donc répondu incorrectement.
• À la lumière des résultats des questionnaires, donner aux jeunes des informations pertinentes sur la manière dont le traitement est censé les aider.
• Reconnaître les points forts des jeunes et les encourager à jouer un rôle dans la résolution de leurs problèmes - le choix et le contrôle leur appartiennent.

Processus préliminaire :

• Le personnel du centre aura déjà parlé de l’importance et des bénéfices des SFM avec les jeunes avant que ces derniers ne remplissent l’ensemble minimal de données ou EMD. (Pour des détails, consulter les documents S’assurer la coopération des jeunes lors de leur première visite à un CBEJO et Conseils pour établir des rapports avec les jeunes). Chaque question a un but, soit comprendre ce qui compte avant tout pour les jeunes et déterminer la meilleure façon de les aider au CBEJO. En examinant et en interprétant les résultats ensemble, les jeunes et les intervenants sont plus à même de prendre des décisions concertées et avisées. Remercier les jeunes d’avoir rempli tous les formulaires (questions sociodémographiques et questionnaires d’évaluation clinique).
• Au cours de la première visite des jeunes, qui sera peut-être la seule, reformuler les informations générales dont on dispose sur les raisons pour lesquelles les jeunes se sont adressés au CBEJO afin d’obtenir un service. (En principe, le but n’est pas que les jeunes répètent leur histoire, mais plutôt de clarifier les motifs de leur demande de service. Il se peut qu’ils ou elles souhaitent aller plus loin dans leurs explications). Préciser aux jeunes que, hormis leurs conversations avec le personnel du centre, il est utile d’examiner leurs réponses aux questions portant sur leurs sentiments, leurs pensées et leurs comportements.
• Si les intervenant.e.s ont convenu avec les jeunes que leur plan de traitement comprendra plus d’une séance, on leur suggère vivement de passer un peu de temps à discuter avec ces derniers des changements qu’ils/elles visent au fil du temps et de leurs attentes à cet égard. Bien comprendre les trajectoires de développement que les jeunes prévoient et les secteurs dans lesquels ils/elles espèrent voir des changements permet de mieux déterminer les domaines dans lesquels il faut suivre les progrès réalisés et signaler les obstacles éventuels.

Propos et réponses possibles de l’intervenant.e :

• « Je sais que tu as répondu à de nombreuses questions (sur l’iPad/sur papier/en ligne via un lien menant aux questionnaires), et je suis sûr.e que quelqu’un t’en a déjà expliqué les raisons. Je voudrais simplement récapituler les raisons pour lesquelles il est utile que tu remplisses ces questionnaires et que nous examinions ensemble tes réponses - ces données sont essentielles pour répondre aujourd’hui même à tes besoins, et éventuellement lors de futures séances.^[1] »

Pourquoi examiner les résultats et les scores des questionnaires d’évaluation?

• « Tes réponses aux questions ont une double utilité : d’un côté, elles vont m’aider à mieux te connaître et à ne pas faire de suppositions à ton sujet, et d’un autre côté, elles vont nous permettre de prendre ensemble les meilleures décisions possibles quant aux services susceptibles de répondre au mieux à tes besoins, aujourd’hui et tout au long des soins que tu recevras ici à l’avenir. »
• D’après tes réponses, tes objectifs et notre conversation, nous pouvons élaborer un plan de traitement (pour la seule séance d’aujourd’hui, pour plusieurs séances axées sur un problème particulier ou pour une thérapie - il existe différentes options). Tu as ton mot à dire et un droit de regard sur le choix d’un plan - il est important que ta voix soit entendue. Le plan de traitement restera en place tant que tu n’auras pas l’impression que tes problèmes sont réglés ou, si tu estimes qu’il ne répond pas à tes besoins (par exemple, si nous ne constatons aucun changement palpable dans les réponses que tu donneras dans les questionnaires que tu rempliras par la suite), nous en discuterons et pourrons le modifier, le cas échéant. Comme tes réponses nous indiquent comment tu vas, nous sommes plus à même de t’apporter l’aide dont tu as besoin. Nous examinons donc de temps en temps tes réponses aux questionnaires pour suivre ainsi ton parcours et nous assurer que l’aide que tu reçois correspond à celle que tu es venu.e chercher. Ça te paraît logique? »
• « On a choisi ces questionnaires parce qu’ils sont courts. Par ailleurs, comme beaucoup d’entre eux ont été administrés à des dizaines de milliers de jeunes, on peut comparer tes réponses à des seuils qui ont été fixés d’après des recherches menées auprès de personnes de ton âge. Par exemple, si ton score global aux questions associées aux sentiments, comme l’inquiétude, la tristesse ou la détresse, est inférieur à 20 sur l’échelle de détresse psychologique à 10 items (K-10), on peut généralement en déduire que tu vas bien ; si ton score est supérieur à 30, il se peut que tu aies du mal à gérer ton humeur, que tu éprouves de la détresse et qu’il te soit donc utile de parler à quelqu’un comme moi. Par exemple, ton score à ce questionnaire (K-10) est X, ce qui indique que XXXXX....Qu’en penses‑tu? Est-ce que ce score te semble juste? Peux-tu m’en dire davantage?
• « Nous pouvons examiner quelques autres résultats d’après les questions auxquelles tu as répondu et déterminer s’il y a des tendances ou d’autres problèmes qui ressortent. Nous pourrons ensuite voir sur quoi tu aimerais te concentrer. Je remarque que tu t’es également donné plusieurs objectifs (outil appelé Résultats axés sur les objectifs, ou RAO). Nous pouvons donc nous concentrer sur eux (le cas échéant). »
• On peut également passer brièvement en revue d’autres résultats : Autoévaluation de la santé (AS) et Autoévaluation de la santé mentale, Questionnaire sur la santé du patient (QSP-9) ^[2], Évaluation globale des besoins individuels – Dépistage rapide (EGBIDR) (consommation de substances) et Échelle d’évaluation des résultats (EER) (perception de son propre fonctionnement dans la vie) ; on note les tendances et on indique si les choses vont bien dans certains domaines, et pas si bien dans d’autres.
• « La cote que tu as donnée sur cette échelle indique une grande détresse. Est-ce exact? On dirait que sur cette échelle la cote est plus basse que celle que tu as indiquée sur les autres, c’est bien ça? Peux-tu m’en parler?
• « Les personnes dont la cote est de cet ordre, c’est-à-dire si basse, sont souvent en quête de changements dans leur vie… »
• « Il est important de garder à l’esprit qu’un seul résultat, score ou point de données ne constitue pas en lui-même un moyen de poser un diagnostic quelconque. Les seuls scores ne sauraient indiquer le nombre de séances ou quel service ou programme particulier te serait le plus profitable. Chaque résultat nous donne des indices sur ce qui tu vis. Avec ton concours et en nous appuyant sur tes objectifs et nos conversations, nous pourrons mieux déterminer les stratégies les plus susceptibles de répondre à tes préoccupations. En fait, chaque résultat est un instantané qui fait partie d’un tout. »
• « D’après ce que tu m’as dit et à la lumière de tes résultats, il semble que nous pourrions parler aujourd’hui de XXXX (p. ex., ta tristesse, tes inquiétudes, ta consommation d’alcool, etc.) (Le cas échéant, « Nous pourrions également faire un suivi de XXXX (p. ex., ta tristesse, tes inquiétudes, ta consommation d’alcool, etc.) pour déterminer si des changements sont survenus à cet égard au fil du temps, et si tu as l’impression que tu fonctionnes mieux de façon générale). L’avantage de ces questionnaires est que tu peux y réfléchir chaque fois que tu y réponds, te fixer des objectifs en fonction de ce que tu souhaites changer, puis suivre les progrès que tu réalises. En fonction de tes réponses, nous pouvons déterminer des changements dans tes symptômes. Voilà pourquoi nous te demandons de répondre aux mêmes questions à différents moments. »
• « D’après ton résultat à XXXX, qu’est-ce qui t’aiderait à faire baisser ou à augmenter ton score d’un seul point? Vers la droite de l’échelle? » (On peut mentionner que d’autres services des CBEJO pourraient contribuer à résoudre des difficultés qui transparaissent de certaines réponses spécifiques dans les questionnaires).
• Il convient de noter que les services particuliers, qu’ils soient d’une intensité faible, moyenne ou élevée, varient d’un centre à l’autre. On trouve dans le Tableau de référence des questionnaires d’évaluation clinique [en anglais] des directives générales pour déterminer le niveau d’intensité approprié selon les résultats des jeunes aux questionnaires. Si leurs scores changent au fil du temps, on peut évoquer la possibilité, pendant les conversations, de les faire passer à une autre forme d’intervention, d’une intensité accrue ou d’une intensité moindre.

Autres points à prendre en considération :

• Parler d’autres renseignements que ceux donnés dans les réponses aux questionnaires d’évaluation :
• « Nous savons que les sentiments, les pensées et les comportements n’existent pas en vase clos. Outre tes réponses aux questionnaires, nous tenons compte d’autres facteurs, comme tes antécédents familiaux, tes conditions de vie actuelles, des traumatismes passés, ta culture. Nous prenons donc en considération d’autres réponses que tu as fournies (p. ex., données sociodémographiques) et toute autre information que tu trouverais utile de nous donner maintenant. »
• Parler des services non thérapeutiques des CBEJO :
• « Nous savons que les jeunes peuvent se sentir stressés ou inquiets, ou encore boire et consommer de la drogue pour un certain nombre de raisons. Par exemple, le fait d’être sous-employé, de manquer de soutien social ou d’être en mauvaise santé physique peut être une cause de tristesse ou de dépression. Si ça t’intéresse, sache que les CBEJO comptent aussi des services en rapport avec le travail, l’école, le logement et la santé physique. »

Comment aider les jeunes qui éprouvent des difficultés à remplir les questionnaires?

• Il arrive que les jeunes n’aient pas rempli les questionnaires avant leur séance, et ce pour diverses raisons. Vous pouvez profiter de la séance pour essayer de savoir ce qui les en a empêchés. On trouve des informations à ce propos dans la rubrique Conseils (Comment parler aux jeunes des questionnaires à remplir sur l’iPad (ou sur papier), tout en maintenant un bon contact avec eux? /À quoi prêter attention dans le comportement des jeunes pendant ce processus?)
• « Je voudrais rapidement te parler des questionnaires à remplir (sur l’iPad/sur papier/ceux qui t’ont été envoyés par courriel), car j’ai remarqué que tu n’y as pas répondu (p. ex., ceux pour aujourd’hui/les deux dernières fois où ils t’ont été soumis, etc.) Ce n’est pas un souci, mais je voudrais savoir ce qui se passe. Y a-t-il des questions auxquelles je pourrais t’aider à répondre? Y a-t-il quelque chose que je suis susceptible de pouvoir clarifier, ou peux-tu me dire comment je peux t’aider à cet égard? »

Soins fondés sur des mesures à la fin du traitement :

• On peut aussi avoir recours à des SFM lorsque le traitement prévu prend fin et que les jeunes sont en période de transition. En général, les interventions des CBEJO s’arrêtent dès que les jeunes ont suivi le nombre de séances préalablement déterminé au début, c’est-à-dire dès que les objectifs thérapeutiques ont été précisés et que les jeunes ont répondu aux questionnaires pertinents. À la fin de la thérapie individuelle ou de celle de groupe, on peut faire remplir à nouveau les questionnaires aux jeunes, les intervenant.e.s en examinant ensuite les résultats avec eux. Les réponses (p. ex., meilleur fonctionnement, objectifs atteints) peuvent confirmer le succès des interventions (les jeunes étant toujours les bienvenus au centre s’ils ont besoin de services). Les jeunes peuvent également présenter des exacerbations de leurs symptômes (parfois dues à l’arrêt de la thérapie), qui peuvent être traitées.

Références :

https://academic.oup.com/psychsocgerontology/article/69/Suppl_2/S99/604538

https://nursekey.com/termination-and-outcome-evaluation/ ; https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4910387/

Courtney, D., K. Bennett, J. Henderson, K. Darnay, M. Battaglia, J. Strauss, P. Watson, et P. Szatmari. A way through the woods : Development of an integrated care pathway for adolescents with depression. Early Intervention in Psychiatry, 14, 486–494, 2020.

Hawke, L. D., K. Mehra, C. Settipani, J. Relihan, K. Darnay, G. Chaim, et J. Henderson. What makes mental health and substance use services youth friendly? A scoping review of literature. BMC Health Services Research, 19, 257-273, 2019.

^[1] Il convient de noter que les parties en italique représentent les points de discussion/questions et réponses possibles des intervenant.e.s.

^[2] Il convient de noter qu’une réponse positive au dernier item du Questionnaire sur la santé du patient (QSP-9) (conjuguée à votre jugement clinique) justifie l’administration pendant la séance de l’Échelle d’évaluation de Columbia sur la gravité du risque suicidaire (C-SSRS).