Virtual Full MDS: Q&A for Hub Staff
This page is intended to be a reference for YWHO service providers for administering the full YWHO minimum data set (MDS) electronically. Forms may to be sent electronically when the initial connection/intake with youth, and planning of their first appointment is virtual. Service providers are encouraged to refer to their hub’s remote service pathway.
What needs to be done before the MDS link gets sent by email to youth?
- Confirm the youth’s correct email address and another way to contact them (e.g., phone number).
- Confirm you are sending out the appropriate forms.
- Remind youth to check their Junkmail folder in case the MDS is emailed there in error.
How do I ensure the youth has completed all the forms? If they haven't what do I do then?
- Review the youth’s profile on the YWHO Data Collection Platform for the respective visit data to confirm if the forms have been completed. Click here for more information regarding this process.
- If the forms have not been completed, follow up with youth by phone or text to confirm that they received the email with the MDS link.
Should I be sending a reminder to a youth if they have not completed the forms before their appointment?
- If you check the YWHO Data Collection Platform, and the forms have not been completed (by a certain timeframe designated by your Hub network), please phone or text youth to ensure they received the email (it may have gone to their Junkmail folder), and gently remind them to respond to the questionnaires.
What if I sent the wrong forms to the youth’s email address?
- Follow up with youth by phone or text to let them know that they received some incorrect forms and that you will email a new link. If they have completed the questionnaires already, in order to minimize barriers, let them know that they can complete any other requisite forms with a service provider during their appointment.
- Please also delete form data from the YWHO Data Collection Platform if the youth completed the incorrect forms, as per the following links. (Please note that these functions only work if your account has SuperUser permissions).
What if I get a bounce back email stating that the youth’s email address is not valid?
- Follow up with youth by phone or text (or in person if relevant) to let them know the email bounced, and request the correct email address.
What if the youth does not have a cell phone/tablet/computer to access the emailed MDS link?
- In this situation, please collect the remote MDS over the phone if the youth is able and willing.
- Retain some openness and flexibility in session to use the questionnaires to collect remaining information over the phone, if feasible. (e.g., “Are you okay if I ask you some questions about how you have been feeling in the past couple of weeks?” Then you can proceed to ask the K-10 or PHQ-9 forms, for example).
How long should it take youth to complete the virtual full MDS?
- The online questionnaires typically take about 15-30 minutes to finish. Please share with youth that this is just an estimate, and for some youth it may take more or less time. There is no time limit. Youth are welcome to go at whatever pace is comfortable for them.
- Youth are able to answer questions in more than one sitting. They can answer some questions, save their responses, and use the link that was sent with the questions to re-access the forms to finish them at another time before their appointment. The survey will start again where the youth left off.
Should I go through the consent form with youth before the MDS link gets emailed out to them?
- Yes. It is recommended that the Youth Navigator/Administrator/Intake person (i.e., the person who answers the phone and with whom the youth first speaks) goes through the consent form over the phone with youth (if they feel the youth is capable of providing consent) and is able to accurately answer any questions (e.g., limits of confidentiality). They can let the youth know that the service provider/clinician will review consent again with youth at their first session.
- Please also keep in mind the importance of introducing measurement-based care, and be prepared to explain why YWHO collects the requested information.
Ensemble minimal de données par voie virtuelle : Foire aux questions à l’intention du personnel des carrefours
Le présent document été conçu pour servir de référence aux intervenant.e.s des CBEJO quand ils.elles soumettent tous les questionnaires d’évaluation clinique des CBEJO (ensemble minimal de données ou EMD) par voie électronique. On peut envoyer les questionnaires par voie électronique lorsque la prise de contact avec les jeunes, leur admission et la prise de leur premier rendez-vous se font en mode virtuel. On encourage les intervenant.e.s de se reporter aux protocoles de services à distance de leur centre.
Que faut-il faire avant d’envoyer aux jeunes le lien EMD par courriel ?
- Confirmez que leur adresse électronique et un autre moyen de contact (p. ex., numéro de téléphone) sont corrects.
Vérifiez que vous envoyez les bons questionnaires.
Rappelez-leur de vérifier leur dossier « courrier indésirable » au cas où les questionnaires EMD y auraient été placés par erreur.
Comment puis-je m’assurer que les jeunes ont rempli tous les questionnaires ? Dans la négative, que dois-je faire ?
Consultez leur profil sur la plateforme de collecte de données des CBEJO pour y trouver les données correspondant à chaque visite et déterminer si les questionnaires ont été remplis. Pour plus d’informations sur ce processus, cliquez ici.
Si les jeunes n’ont pas rempli les questionnaires, téléphonez-leur ou envoyez-leur un message texte pour vous assurer qu’ils.elles ont reçu le courriel avec le lien EMD.
Dois-je envoyer avant leur rendez-vous un rappel aux jeunes qui n’ont pas rempli les questionnaires ?
Si, en consultant la plateforme de collecte de données des CBEJO, vous vous rendez compte que les questionnaires n’ont pas été remplis (dans un certain laps de temps fixé par le réseau), veuillez leur téléphoner ou leur envoyer un message texte pour vous assurer qu’ils.elles ont bien reçu le courriel (il se peut qu’il ait été placé dans le dossier « courrier indésirable ») et leur rappeler poliment de remplir les questionnaires.
Que dois-je faire si j’ai envoyé de mauvais questionnaires à l’adresse électronique des jeunes ?
Téléphonez-leur ou envoyez-leur un message texte pour les avertir que des questionnaires qui ne leur étaient pas destinés leur ont été transmis et que vous leur adressez un courriel contenant un autre lien. Si les jeunes ont déjà rempli les questionnaires, dites-leur, afin d’aplanir au maximum les difficultés, qu’il leur sera possible de remplir les autres questionnaires nécessaires avec un.e intervenante pendant leur rendez-vous.
Si les jeunes ont rempli des questionnaires qui ne leur étaient pas destinés, veuillez aussi supprimer ces derniers sur la plateforme de collecte de données des CBEJO, à l’aide des liens cidessous. (Il convient de noter que ces fonctions ne marchent que si vous avez un compte de superutilisateur.trice).
Que dois-je faire si un courriel m’est retourné automatiquement parce que l’adresse électronique des jeunes était invalide ?
Téléphonez-leur ou envoyez-leur un message texte (ou parlez-leur en personne, le cas échéant) pour les avertir que le courriel vous a été retourné et leur demander de vous donner la bonne adresse électronique.
Que faire si les jeunes n’ont pas de téléphone portable, de tablette ou d’ordinateur pour récupérer le courriel contenant le lien EMD ?
Dans ce cas, veuillez recueillir les réponses aux questionnaires EMD au téléphone, si les jeunes sont en mesure de se prêter à l’exercice ou acceptent de le faire.
Conservez un certain degré d’ouverture et de souplesse pendant la séance pour recueillir si possible d’autres informations au téléphone (p. ex., « Êtes-vous d’accord pour que je vous demande comment vous vous sentez depuis quelques semaines ? » Vous pouvez ensuite passer au questionnaire K-10 (Échelle de détresse psychologique de Kessler à 10 items) ou au Questionnaire sur la santé du patient (QSP-9), par exemple.
Combien de temps faut-il aux jeunes pour remplir toutes les questions EMD en mode virtuel ?
En général, il leur faut de 15 à 30 minutes pour remplir les questionnaires en ligne. Ce n’est là qu’une estimation. Dites-le bien aux jeunes. Certains jeunes mettent moins longtemps, d’autres plus longtemps. Il n’y a pas un temps imposé pour répondre aux questions, et les jeunes peuvent le faire à leur propre rythme.
Les jeunes ne sont pas obligés de répondre à toutes les questions en une seule séance : il leur est possible de répondre à certaines questions, de sauvegarder les réponses et d’utiliser le lien EMD pour rouvrir ultérieurement les questionnaires, reprendre là où elles s’étaient arrêté.e.s et finir de les remplir avant leur rendez-vous.
Dois-je passer en revue le formulaire de consentement avec les jeunes avant de leur envoyer le courriel avec le lien EMD ?
On recommande aux intervenant.e.s-pivots/administrateur.trice.s/coordonnateur.trice.s de l’accueil (c.-à-d. la personne qui répond au téléphone et la première personne que rencontre un.e jeune) de passer en revue le formulaire de consentement au téléphone avec les jeunes, dans la mesure où, à son avis, ils ou elles sont capables de donner leur consentement et de répondre correctement aux questions (p. ex., limites de la confidentialité). Il est bon aussi de leur dire que l’intervenant.e/clinicien.ne examinera à nouveau le formulaire de consentement avec elles et eux lors de leur première séance.
Veuillez aussi garder à l’esprit qu’il est important d’expliquer aux jeunes ce que sont les soins fondés sur des mesures (SFM) et de se tenir prêts à exposer les raisons pour lesquelles les CBEJO recueillent ces informations.
