Instructions:
The YWHO data collection platform’s Landing Page, which is the Search page, is used to locate client profiles that have been added to the platform.
There are two sub-tabs on this page:
- Search
- List of Clients
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To use the Search function:
- Select the SEARCH tab on the top-left corner of the screen.
- Note that the Search page will open up by default when you access the YWHO data collection platform.
- The options outlined below are the available search fields. Use these fields to conduct your search:
- Last Name: Client’s last name.
- Date of Birth: Client’s date of birth.
- Age: Client’s age.
- This client is a: If the client is a youth or caregiver.
- Pre-existing client id: An ID that has been linked with the client’s profile that is not their Client ID.
- Client ID: Client’s ID as generated by the YWHO data collection platform.
- Click on the SEARCH button at the bottom of the screen
- This will load the list of clients that satisfy the search criteria included in step 2.
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The List of Clients page will show all of the client profiles created on the Add a New Client page that meet your search criteria.
The List of Clients page will include a brief overview of clients at the bottom of the page. This brief overview includes the following information:
- Title: Includes the total number of visits for a selected client.
- Visit Date: Includes visit dates for each client visit.
- User Name: Includes the name of the service provider who created each specific client visit.
- Visit Owner: Includes the name of one service provider who provided services to the client.
- Only one visit owner can be seen on the List of Clients page.
- No. of Service: Includes the number of services that the client received in each specific visit.
- Both the Start of visit form (START_VISIT) and End of visit form (END_VISIT) must be completed in order for this column to be automatically populated for each client visit.
To access a client's profile on the List of Clients page:
- Select the client row and click on the SELECT button (bottom-right hand side of your screen); or
- Double-click on the corresponding client row.
Video Instructions:
List of Clients Column Description:
Column Name | Description |
First Name | Client’s First Name. |
Date of Birth | Client’s date of birth. |
Pronouns | Client’s Pronoun. Note that clients who have selected more than one pronoun will include an asterisk beside their pronoun. |
* | The asterisk indicates that the client has selected more than one pronoun. |
Preferred Name | Client’s Preferred Name. |
Client Type | Youth or Caregiver. |
Total No. of Visits | The total number of times a client has visited the YWHO site. |
Last Visit Date | The date when the client last visited the YWHO site. |
Demographics Status | Completion status of the Sociodemographic Survey. |
Client ID | This is auto-generated by the Toolbox. Unique Client ID is associated with each client. |
Other ID | Other ID used for the client on other databases. |
End of Visit Form Needed? | YES: At least one service provider who saw the client has not completed the End of Visit Form. NO: All service providers who saw the client have completed the End of Visit Form. |
Centre | Unique Code associated to the YWHO site. |
Instructions :
La page de destination de la plateforme de collecte des données CBEJO, qui est l’écran de Recherche, sert à localiser les profils des client.e.s qui ont été ajoutés à la plateforme.
Cette page comporte deux sous-onglets :
- Chercher
- Liste des sujets
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Fonction de Recherche
Pour utiliser la fonction de recherche, sélectionnez l’onglet CHERCHER qui se trouve dans le coin supérieur gauche de l’écran.
- Sachez que la page de Recherche est celle qui s’ouvre par défaut lorsqu’on accède à la plateforme de collecte des données CBEJO.
- Ci-dessous figurent les champs à votre disposition pour effectuer une recherche sur un.e client.e :
- Nom de famille : (du/de la client.e)
- Date de naissance : (du/de la client.e)
- Âge : (du/de la client.e)
- Cette client.e est un.e: (Indiquer si le/la client.e est une jeune personne ou un.e aidant.e).
- Pièce d’identité pré-existante (le cas échéant): Numéro matricule qui a été associé au profil du/de la client.e, mais qui n’est pas son numéro matricule CBEJO.
- No. Sujet: Numéro généré par la plateforme de collecte des données CBEJO.
- Cliquez sur le bouton CHERCHER, au bas de l’écran.
- La liste des client.e.s satisfaisant aux critères de recherche sélectionnés s’affichera.
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Liste des Sujets
La page Liste des Sujets affiche tous les profils de clients, créés sur la page Ajouter une Nouvelle Visite, qui répondent à vos critères de recherche.
La page Liste des Sujets comporte une brève description des clients au bas de l'écran. Elle fournit les informations suivantes :
- Titre Visite : Toutes les visites du/de la client.e sélectionné.e.
- Date de Visite : dates de chacune des visites du/de la client.e.
- Nom d’utilisateur : nom de tout.e prestataire de services qui a créé une visite.
- Responsable de Visite : Nom d'un.e seul.e et unique prestataire de services qui a fourni des services au/à la client.e.
- Seul le nom d’un.e responsable de visite s’affiche sur la page Liste des Sujets.
- Nombre de Services : Nombre de services différents que le/la client.e a reçus lors de chaque visite.
- Deux formulaires : le Formulaire de demande de services (code : START_VISIT) et le Formulaire de fin de visite (code : END_VISIT) doivent être remplis afin que cette colonne soit automatiquement renseignée lors de chaque visite d’un.e client.e.
Pour accéder au profil d’un.e client.e sur la page Liste des Sujets :
- Sélectionnez la ligne du/de la client.e et cliquez sur le bouton SÉLECTIONNER, qui se trouve dans le coin inférieur droit de votre écran);
- Vous pouvez également double-cliquer sur la ligne du/de la client.e pour accéder directement à son profil.
Description des colonnes figurant sur la page « Liste des sujets » :
Titre de Colonne | Description |
|---|---|
Prénom | Prénom du/de la client.e |
Date de naissance | Date de naissance du/de la client.e |
Pronoms | Le pronom que le/la client.e souhaite qu’on emploie pour lui adresser la parole. Notez que si un.e client.e sélectionne plus d’un pronom, cela sera indiqué par un astérisque à côté de la mention « Pronom ». |
* | L’astérisque indique que le/la client.e a sélectionné plus d’un pronom. |
Nom préféré | Le nom que le/la client.e souhaite qu’on emploie pour lui adresser la parole. |
| Ce client est une | Jeune ou aidant.e. |
Visites complétées | Le nombre total de fois où le/la client.e s’est rendu.e au centre CBEJO. |
Date de la dernière visite | La dernière fois où le/la client.e s’est rendu.e au centre CBEJO. |
Statut (conditions) démographiques | Le/la client.e a-t-il répondu à ce Questionnaire socio-démographique, et l’a-t-il entièrement rempli? |
No. Sujet | Ce numéro est automatiquement généré par la boîte à outils. Chaque client.e se voit attribuer un numéro matricule qui lui est propre. |
Autre pièce d’identité | Numéro matricule attribué au/à la client.e sur une autre base de données. |
Formulaire de fin de visite nécessaire? | OUI : Au moins un.e prestataire de services qui a vu le/la client.e n’a pas rempli le Formulaire de fin de visite. NON : Tou.te.s les prestataires de services qui ont vu le/la client.e ont rempli le Formulaire de fin de visite. |
| Centre ID | Chaque centre CBEJO a un numéro de code qui lui est propre. |
